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資料作成の質を高める5ステップ

資料作成の上手い人が持つ秘密の5ステップ

連載「資料作成の質を高める5ステップ」:第1回

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 ビジネスで資料を作る場面は無数にあります。たとえば、会議の進行を円滑にするための資料、現状を報告するための資料、企画を通すための資料などです。つまり、資料作成はビジネスパーソンにとって避けられないスキルなのです。しかし資料作りで失敗するケースも少なくない。たとえば、意味の分からない資料、意味は分かるけど腑に落ちない資料、腑に落ち納得できるけど行動に移せない資料。このような資料はすべて失敗です。資料は「人を動かす」ことで初めて価値を持ちます。本連載では、このような失敗を避ける資料作成術「失敗しない資料作成の5ステップ」をステップbyステップで解説していきたいと思います。

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資料は“人を動かして”はじめて意味を成す

資料の3つのレベル図表1:資料の3つのレベル

 資料には3つのレベルがあります。最初が「分かる資料」、次が「納得できる資料」、目指したいのは「動かす資料」です。「分かる」とは頭で理解した状態。「納得する」とは腑に落ちた状態。「動かす」とはアクション(意思決定や具体的な行動など)に導ける状態。つまり、資料作成の目的は「人を動かす」ことなのです。

 私は資料作成でずいぶんと苦労しました。そもそも私は文章を書くのが苦手です。小学生時代から国語の成績は悪く、仕事の報告書を昔習った起承転結で書き「小学生の作文みたいだ」と怒られました。人を動かすにはほど遠い資料でした。

失敗しない資料作成の5ステップ図表2:失敗しない資料作成の5ステップ

 私は「資料作成の上手い人には何か秘密があるのではないか?」と思いその資料を写経するようになりました。疑問があればすぐに質問をする。

 ある日、私はあることに気が付きました。それは、パソコンで資料を作成する「前」が非常に重要だ、ということです。そのことに気がついてから劇的にスキルが向上しました。それをまとめたのが「失敗しない資料作成の5ステップ」です。

 では、次のページから5つのステップを簡単に見ていきます。

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この記事の著者

高橋 威知郎(タカハシ イチロウ)

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